内見動画を別の営業所でも見られるようにしたい。必要なときに物件の様子を確かめてもらえるだろうか。
別の営業所で動画を見られるか気になると、共有にも気を使いますね。
共有先と権限を決めよう
まず、社内で利用が認められている共有先に動画をまとめ、営業所ごとの閲覧権限を決めましょう。同じ保存先を見に行く形にすると、動画を何度も送り直す手間や、古い動画を使う行き違いを減らせます。
動画を見る担当者と、追加・差し替えをする担当者は分けて決めておきます。リンクを知る人全員に公開する設定は避け、業務で必要なアカウントに共有してください。
物件ごとにまとめよう
動画は物件ごとのフォルダにまとめ、名前には次の情報を入れます。
- 物件番号
- 部屋番号
- 撮影日
住所や物件名だけに頼らず、社内で使う物件番号を入れると、似た名前の物件も区別しやすくなります。
室内が映っていても、撮影日が古ければ今の状態とは限りません。撮り直した動画を使うときは、以前の動画を案内用フォルダから移し、使う動画を分かるようにしておきます。
見せる範囲を確かめよう
共有する前に、仕事で見せる必要のないものが映っていないか確かめてみてください。
- 入居者の顔
- 郵便物
- 書類
- 鍵の情報
不要な部分は切り取り、残す必要がある場面はぼかすなどして、共有用の動画を作ります。不要な場面の切り取りには、ClipchampやiMovieなどの動画編集ソフトを使えます。
社内での共有とお客様に見せることは分けて考え、撮影・共有の承諾をどこまで得ているかも確かめてください。
動画を共有してみよう
保存先と見せる範囲が決まったら、次の順で進めます。
- 撮影した動画を確認し、不要な映り込みを除いた共有用ファイルを用意する
- 物件ごとのフォルダへ保存し、閲覧担当者と更新担当者に必要な権限を設定する
- 別の営業所の担当者にリンクを開いてもらい、映像と音声を確認する
- 担当者へ共有リンクと撮影日を知らせ、差し替え時も同じ保存先を案内する
再生できるかは、保存した本人とは別のアカウントで確かめてみてください。保存できたことと、相手が見られることを分けて確認できます。
再生が重いときは
動画が途切れるときは、共有用のコピーを書き出し、解像度や画質を下げて容量を抑えます。ClipchampやiMovieなどを使い、原本は残したまま、共有用の動画で室内の状態が読み取れるか確かめます。
壁の傷や設備の表示など、動画では見づらい箇所は写真を同じフォルダに添えると確認しやすくなります。画質を下げたら、案内に必要な細部まで伝わるかも確かめてください。
回線で渡しにくいときは
大きな原本を回線で送るのが難しい場合は、社内のルールで認められた外部記録媒体にコピーして渡す方法もあります。渡す前に、次のことを決めておきます。
- 持ち出すファイルの範囲
- 運ぶ担当者
- 受け渡し後の保管場所
受け取る側でファイルを開けるかも確かめておきます。
手渡し用の保存媒体には、バッファロー SDH 2TB Type-C/A（SSD-SDH2.0U3BA/N）があります。
USB Type-CとType-Aの両端子を備えていますが、選ぶ前に保存したいデータの量と、受け渡す端末のOS・端子、つないだときにケースや隣のポートとぶつからないかを確かめてください。
手渡しでは、その後に更新したファイルを改めて届ける必要があります。普段の動画閲覧が今ある共有先で足りる場合は、そこを使い続け、原本を渡す必要があるときだけ方法を分けます。
使う端末のOSが対応範囲に入るかは、バッファローのSSD-SDH2.0U3BA/N公式商品ページで照合してください。
別の営業所で試そう
共有前の確認を済ませた動画から、別の営業所の担当者にリンクを開いてもらいましょう。映像と音声が届くかを確かめるところから始めてみてください。
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