自治会イベントの記録映像を年ごとに管理する方法

自治会の行事の映像を、何年の記録か迷わず見つけられるようにしたい。

見たい行事の映像がどの年のものか分からないと、探すのに手間がかかりますよね。

年ごとにまとめよう

まずは年ごとのフォルダを作り、開催日と行事名で映像をまとめてみてください。毎年同じ分け方にすると、行事名が同じでも開催年を取り違えず、必要な映像を探しやすくなります。

同じ行事を毎年残す例

たとえば、毎年の夏祭りの映像は「2026年」の中に「2026-08-01_夏祭り」を作り、その中で「元映像」と「完成版」に分けます。同じ行事でも年をまたいでまとめず、開催年からたどれる形にします。

元の映像はすぐに移したり消したりせず、整理先へコピーしてから確かめてみてください。

ファイル名には、開催日・行事名・内容が分かる言葉を同じ順番で付けます。編集済みの映像には完成版と分かる名前を付け、修正したときは更新日も残すと、渡すファイルを選びやすくなります。

映像を一つずつ開かないと内容が分からない場合は、ExcelやLibreOffice Calcで一覧を作る方法もあります。一覧には、次のことを短く書いておく程度でかまいません。

フォルダだけで探せる間は一覧を増やす必要はありません。

年別に整理しても、保存先が一つだけでは、機器が壊れたり誤って消したりしたときに備えられません。同じ機器の別フォルダではなく、別の機器や自治会で利用を認めたクラウドにもコピーを残してください。

今ある保存先に空きがあり、別の保存先にもコピーを残せていれば、整理のためだけに道具を買い足す必要はありません。容量が足りないときは、今ある映像の合計容量とこれから残す量を確かめて、外付けSSDなどの保存先を考えてみてください。

新しい映像を追加したときは、別の保存先のコピーも更新します。整理中は、確認が済むまで元データを消さずに残しておいてください。

引き継ぎでは、次のことを決めます。

短いメモを添えて、次の担当者が必要な年の映像を探して再生できるか、一緒に確かめてみてください。

保管する映像と、住民への配布や公開に使う映像は分けて扱います。顔などが映る記録は、誰が見られるか、配ったり公開したりしてよいかを自治会内で確かめ、引き継ぐからといって見られる人を増やさないようにします。

まずは整理する行事を一つ選び、映像の保存場所を確かめてみてください。その行事の分をコピーし、再生できるか確認するところまで進めてみましょう。

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