研究室の実験動画を年度ごとに管理する方法

研究室の実験動画を、年度ごとに管理したい。必要な映像を探すときに迷いたくない。

見たい実験動画がすぐに見つからないと、確認に時間がかかって困りますよね。

年度と名前をそろえよう

年度の区切りを決め、動画の名前と実験記録の番号をそろえるところから始めてみてください。保存場所と名前の付け方がそろうと、撮影者が変わっても実験記録を手がかりに探せます。

ファイル名には次の項目を入れ、並べる順番をそろえてみてください。

試料や条件の詳しい説明は実験記録に残し、動画の名前には記録と照らし合わせられる情報を入れます。

年度をまたいで撮影したら

たとえば、4月始まりの年度で同じ実験を3月と4月に撮影した場合、動画はそれぞれ撮影した年度へ分けます。ファイル名には同じ実験番号を残し、一覧から両年度の動画を探せるようにします。

フォルダ整理にはWindowsのエクスプローラーやMacのFinderを使えます。最初からすべてを移動せず、コピー先で内容を確かめてから保存場所を切り替えてみてください。

原本と、切り抜き・字幕追加などをした編集版はフォルダを分けます。編集版にも元の実験番号を残しておくと、加工前の映像へ戻りやすくなります。

年度だけで見つけにくい動画は、実験番号から保存場所を探せる一覧にしてみてください。ExcelやLibreOffice Calcで、次の項目をそれぞれ別の列に記録すると、検索や絞り込みに使えます。

一覧には動画そのものを埋め込まず、保存場所へのリンクやパスを書きます。フォルダ名や置き場所を変えると一覧が示す場所とずれるため、一覧も更新してください。

年度ごとにフォルダを分けても、うっかり消したり、保存機器が故障したりしたときの備えにはなりません。原本を使う場所とは別の機器や、研究室で利用を認められた保存先にもコピーを残します。

必要な容量は、今ある動画の量と年度ごとに増える量から見積もります。容量が足り、別の場所にもコピーを残せれば、新しい機器は不要です。追加する場合は、何年度分を残すかと、別コピーに必要な容量も含めて考えてみてください。

定期的に別コピーから動画を取り出せるかも確かめ、コピーした日と確認結果を残しておくと、更新し忘れた分を見つけやすくなります。

年度末には、次のことを決めます。

削除するかどうかは担当者だけで決めず、研究室や所属機関の保存方針に沿って、いつまで残すか、誰の承認が必要かを確認してみてください。

共有する動画は、見られる人と変更・削除できる人を分けて設定します。個人アカウントだけに保存を集めず、異動や卒業後も研究室で引き続きアクセスできる場所を使ってください。

まずは一つの実験の動画で、実験番号と保存先を一覧に記入してみてください。実験記録から動画を探せるか確かめてから、整理する範囲を広げていきましょう。

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